Los sujetos obligados pueden gestionar documentos de archivo electrónicos en servicios de nube, asegurando condiciones de uso y altos controles de seguridad. Esto permite una mejor administración y acceso a la información sensible.
Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo electrónicos en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los documentos y responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a la normatividad mexicana aplicable y los estándares internacionales;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante políticas de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para gestionar los documentos de archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets, portales electrónicos y otras redes, y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión documental de los sujetos obligados.
Interpretación práctica por el equipo de SDV
[IA] Es recomendable que los sujetos obligados evalúen proveedores de nube que cumplan con estándares de seguridad y normatividad mexicana. La ubicación de los servidores y la privacidad de la información son aspectos críticos a considerar.
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